इस समय पूरे देश में लॉकडाउन की गंभीर समस्या उत्पन्न हो गई है। सरकारी संस्थान हो या निजी कंपनियां, सभी अपने कर्मियों को वर्क फ्राम होम द्वारा अपना कार्यालयी कार्य निपटाने की सलाह दे रही है। बहुत सी कंपनियों के वर्कर अपना काम घर से ही निपटा भी रहे हैं। जहां तक व्यक्तिगत रूप से काम निपटाने की बात है, वह तो अपने पर्सनल कंप्यूटर के जरिए निपटाया जा सकता है। परन्तु यदि काम समूह का हो तो आपको किसी न किसी प्लेटफार्म की आवश्यकता पड़ती है।
कई लोग ऐसे भी हैं जो गूगल ड्राइव पर फाइलो की शेयरिंग द्वारा अपना काम निपटा रहे हैं। परन्तु ऑफिस के सदस्यों की एक टीम बनाकर एकसाथ किसी विषय पर News Feed करना, Workplace Chat करना, Live Video करना, People Directory बनाना, फाइलों की शेयरिंग करना नहीं हो पाता है। इन कामों के लिए आपको किसी प्लेटफार्म की जरूरत है।
आज के डिजीटल युग में कई कंपनियों ने घर पर बैठे ही ऑफिस के कामों को निपटाने के लिए प्लेटफार्म उपलब्ध करा दिए हैं। क्लाउड-आधारित वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, समूह संदेश, ऑनलाइन मीटिंग के लिए माइक्रोसॉफ्ट का टीम सॉफ्टवेयर (Link) है। जूम सॉफ्टवेयर (Link) है। वर्कप्लेस बाई फेसबुक (Link) है। और भी न जाने कितने प्लेटफार्म उपलब्ध है।
आज हम तकनीकी समाधान के रूप में आपको न्यूज फीड, वर्कप्लेस चैट, लाइव वीडियो, फाइल शेयरिंग सुविधाओं से युक्त ऐसे ही एक लोकप्रिय एवं आसान वर्कप्लेस के बारे बताना चाहते हैं, जिसके माध्यम से आप आसानी से “वर्क फ्राम होम” की सारी सुविधाओं का लाभ उठा सकते हैं।
इस वर्कप्लेस को आधिकारिक तौर पर अक्टूबर 2016 में लॉन्च किया गया था। इस वर्कप्लेस का नाम है- Workplace by facebook.
इस वर्कप्लेस में जो सुविधाएं उपलब्ध हैं, उनमें विशेष रूप से न्यूज फीड, समूह, मल्टी-कंपनी सहयोग, वर्कप्लेस चैट, लाइव वीडियो, आटो ट्रांसलेशन आदि शामिल हैं।
न्यूज फीड- इसके माध्यम से आपकी संस्था से संबंधित सभी तरह के अपडेट्स न्यूज के रूप में आपकी संस्था के सभी सदस्यों को उपलब्ध रहते हैं।
समूह- आपकी संस्था के सदस्यों को स्पेसेज शेयर किए जाते हैं, जहां वे डाक्यूमेंट्स अपलोड कर सकते हैं, टिप्पणी छोड़ सकते हैं, प्रोजेक्ट का प्रबंधन कर सकते हैं और सहकर्मियों के साथ काम कर सकते हैं।
मल्टी-कंपनी सहयोग- यह वर्कप्लेस आपकी संस्था के सदस्यों को अपने वर्कप्लेस अकाउंट से सुरक्षित और निजी समूहों, चैट और वीडियो कॉल का उपयोग करके बाहरी टीमों, भागीदारों या आपूर्तिकर्ताओं से सहयोग करने की अनुमति देता है।
वर्कप्लेस चैट- वर्कप्लेस चैट एक इंस्टेंट मैसेजिंग टूल है जिसके द्वारा आप अपनी अपनी संस्था के 50 सहयोगियों के साथ टेक्स्ट, वॉयस कॉल या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कर सकते हैं।
लाइव वॉयस एवं वीडियो कॉलिंग- इस सुविधा के द्वारा आप अपने मोबाइल फोन से अपने सहयोगियों से सीधे लाइव वीडियो के माध्यम से जुड़कर प्रतिक्रियाओं के रूप उनकी टिप्पणियां प्राप्त कर सकते हैं।
ऑटो ट्रांसलेशन- ऑटो ट्रांसलेशन उसी मशीन लर्निंग तकनीक का उपयोग करता है जो 46 भाषाओं में एक-क्लिक से अनुवाद करने के लिए फेसबुक पर प्रतिदिन 4.5 बिलियन अनुवाद का कार्य करती है।
आप जानना चाहेंगे कि क्या यह वर्कप्लेस निःशुल्क है या इस उपयोग करने की एवज में कुछ राशि का भुगतान करना पड़ेगा।
जी हां, इस वर्कप्लेस का उपयोग करने के लिए तीन तरह के विकल्प दिए गए हैं।
1) आवश्यक (Essential)
2) उन्नत (Advanced) और
3) उद्यम (Enterprise)
वर्कप्लेस का आवश्यक (Essential) वर्जन निःशुल्क है, जबकि उन्नत (Advanced) की लागत प्रति सक्रिय प्रयोक्ता प्रतिमाह $4 अमरीकी डालर है। उद्यम (Enterprise) की लागत प्रति सक्रिय प्रयोक्ता प्रतिमाह $8 अमरीकी डालर है। यदि हम non-profits and staff of educational institutions के रूप में पंजीकरण करते हैं तो उन्नत (Advanced) भी निःशुल्क मिल सकता है।
जहां तक सुरक्षा (Security) की बात है, तो इस वर्कप्लेस को ISO 27018 – Information Security Management, ISO 27001 – Information Security Management, SOC 2 – Trust Services Principles, SOC 3 – Service Organization Controls एवं EU/US Privacy Shield Data Privacy Practices का सर्टिफिकेट मिला हुआ है।
तो आइए! जाने यह वर्कप्लेस बाई फेसबुक कैसे डाउनलोड किया जाएगा और कैसे इस पर कार्य किया जाएगा।
सबसे पहले गूगल पर Workplace By Facebook सर्च करें। सर्च करने पर नीचे दिया गया पेज खुलता है। इस पेज में दिए गए हाईलाइटेड एड्रेस पर क्लिक करें।
वर्कप्लेस पर अपना ऑफिसियल ईमेल आईडी दर्ज करने के बाद Continue पर क्लिक करें।
यदि आपने अपना पर्सनल ईमेल आईडी दर्ज किया है तो वर्कप्लेस आपसे पुनः कंफर्म करने के लिए कहता है। आप No,Thanks, Use my personal Email address वाले विकल्प पर क्लिक करें।
इसके बाद आपके ईमेल पर एक कोड जाएगा, उस कोड को यहां दर्ज करके Continue पर क्लिक करें।
Continue करने पर आपसे अपना अकाउंट बनाने के लिए कहा जाएगा। इसमें आप अपना पूरा नाम, पासवर्ड, बिजनेस का नाम, क्या आप नान प्रॉफिट या एजुकेशन इंस्टीट्यूट है, संस्था के सदस्यों की संख्या, मोबाइल नंबर, जॉब टाइटल दर्ज करके Create Account पर क्लिक कर दें।
अपना अकाउंट बनाने के बाद अपने संगठन का समूह (Group) बनाना होगा।
ग्रुप बनाने के बाद अपने संगठन के अन्य सहकर्मियों को इस वर्कप्लेस में शामिल करने के लिए उन्हें आमंत्रित करें। आमंत्रण भेजने के लिए उनका ईमेल आईडी और नाम दर्ज करना होगा।
डिफाल्ट में आपका ग्रुप General नाम से ही बनेगा। यह Open Group है। आप चाहें तो Close Group अन्य किसी नाम से बना सकते हैं। यह सुविधा इसमें दी हुई।
नया ग्रुप आप प्रोजेक्ट के लिए, टीम के लिए, अनाउंसमेंट के लिए एवं अन्य के लिए बना सकते हैं।
लीजिए! अब घर बैठे Close Group के माध्यम से अपने अन्य सहकर्मियों के साथ ऑफिस का काम ग्रुप में निपटाने के लिए आपका वर्कप्लेस बन गया। इस जरिए आप ग्रुप के लिए पोस्ट डाल सकते हैं। एक साथ चैट कर सकते हैं। ऑफिस फाइल बना सकते हैं या अपलोड कर सकते हैं। वॉयस कॉल एवं वीडियो कॉल कर सकते हैं। वह भी निःशुल्क।
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