एमएस वर्ड में मेल मर्ज की सुविधा है बेमिसाल

एमएस वर्ड में दी गई मेल मर्ज (Mail Merge) की सुविधा से हम व्यक्तिगत या सरकारी पत्रों या पत्रों के लिए लिफाफों और पाने वालों की सूची तैयार कर सकते हैं। कई बार हमें एक ही पत्र या लिफाफों को अनेक नामों और पतों पर भेजने होते हैं। एमएस वर्ड की इस सुविधा से अनजान प्रयोक्ता को हरएक पत्र या लिफाफे पर अलग-अलग नाम व पता टाइप करना पड़ता है। एमएस वर्ड की मेल-मर्ज की सुविधा का लाभ उठाना काफी आसान है। इस सुविधा से हमारी कई समस्याओं का समाधान हो जाता है । मेल-मर्ज सुविधा के प्रयोग से आप अनेक पत्रों को भेज सकते हैं, मेलिंग लेबल बना सकते हैं तथा अलग-अलग नाम तथा पते लिख सकते हैं। इसे सेव करके आगे भी आप इस मेल लेवल की सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।

मेल मर्ज के तीन भाग होते है:-

1. मुख्य दस्तावेज :

यह वह दस्तावेज है जिसमें मेल मर्ज करना होता है। इस दस्तावेज में विशेष स्थान पर पाने वालों का नाम और पतों को इंसर्ट किया जाता है। 

2. फील्ड नेम :

फील्ड नेम इस बात की और संकेत करता है कि बदली जाने वाली सूचनाओं को कहाँ इंसर्ट किया जाना है। डाटा सोर्स में, फील्ड का नाम प्रत्येक कॉलम में सूचना वर्ग की ओर संकेत करते है। इनका मिलान डाटा फाइल में फील्ड नामों के साथ होना चाहिए।

3. डाटा स्रोत :

डाटा फाइल में वे सूचनाएँ होती हैं, जिन्हें मुख्य दस्तावेज में इंसर्ट करना होता है। डाटा स्रोत को डाटा फाइल भी कहा जाता है। आप इसमें केवल वाक्यों को ही स्टोर नहीं कर सकते बल्कि कोई भी टेक्स्ट या डाटा, जिसे आप बार-बार प्रयोग करना चाहते हैं, स्टोर कर सकते हैं।

सबसे पहले एमएस वर्ड में कोई पत्र, कई लोगों को भेजा जाना हो, उसे तैयार कर लीजिए। इसके बाद एमएस वर्ड के मेलिंग (Mailings) मेन्यू पर क्लिक करें। यहाँ पर आपको Start Mail Merge पर क्लिक करना है, उसके बाद इसमें Step by Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करना है।

इस पर क्लिक करने पर दायीं ओर में Mail Merge का एक विंडो खुल जाएगा। इसमें नीचे Select recipients में तीन विकल्प दिखाई देंगे। पहला- Use an existing list- यदि पहले से कोई मेलिंग सूची बनाई हुई हो तो इसे सेलेक्ट करें। दूसरा- Select from Outlook contacts- यदि MS Outlook में कोई संपर्क सूची बनाई हो तो इसे सेलेक्ट करें। तीसरा- Type a new list- यदि नई सूची बनानी हो तो इस पर क्लिक करके उससे नीचे Create पर क्लिक करना है।

Create पर क्लिक करते ही New Address List का विंडो खुल जाएगा। इसमें नीचे दिए गए टैब Customize Columns पर क्लिक करें। इस तरह क्लिक करने पर Customize Address List खुल जाती है। इसमें दी गई सूची को अपने हिसाब से हिंदी यूनिकोड या अंग्रेजी में तैयार कर सकते हैं और जिस मद को चाहे डिलीट कर सकते हैं या जोड़ सकते हैं। 

सूची तैयार करने के बाद ओके कर दें। ओके करते ही इस सूची को सेव करने के लिए इसकी लोकेशन और फाइल का नाम मांगा जाएगा। इसे वांछित स्थान पर मनचाहा नाम देकर सेव कर सकते है।

अब अपने मुख्य दस्तावेज को खोलिए। इसमें Mailings मेन्यू पर क्लिक कीजिये, फिर सबसे पहले Select Recipients में क्लिक करके Use an Existing list को सेलेक्ट कीजिए। 

वांछित स्थान पर सेव की गई मेलिंग लिस्ट को खोल लें। 

इसके बाद Mailing menu में Insert Merge Field पर क्लिक कीजिए। यहां आप देखेंगे कि mailing list में आपने जो भी फील्ड के नाम दिए थे वे सभी यहां दिखाई दे रहे हैं। अब मुख्य दस्तावेज में जहां भी आपको नाम, पता आदि डालना हो, इस लिस्ट पर क्रमवार क्लिक करके इंसर्ट कर सकते हैं।

अब Mailings मेन्यू में ही दायीं ओर दिए गए टैब Finish & Merge पर क्लिक कीजिए और सबसे पहले वाले ऑप्शन यानि Edit Individual Document पर क्लिक करके नई विंडो में दिए गए All को चैक करके OK कर दीजिए। 

लीजिए आपका पत्र तैयार है। आप इसे अपने कंप्यूटर में सेव कर लीजिए।

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