Fillable form का उपयोग डिजिटल रूप से जानकारी भरने के लिए होता है, जैसे आवेदन पत्र, डेटा संग्रह, फीडबैक, सर्वे, ऑर्डर, या बुकिंग। यह कागज रहित, तेज़ और संगठित प्रक्रिया प्रदान करता है, जिससे कॉन्ट्रैक्ट, टैक्स फॉर्म, और ग्राहक सेवा अनुरोध जैसे कार्य आसान हो जाते हैं। यह प्रतियोगिता कराने में भी उपयोग में लाया जा सकता है।
आज की इस पोस्ट में हम जानेंगे कि ms word में fillable form कैसे बना सकते हैं।
Developer Tab को सक्षम करें (Enable the Developer Tab)
फॉर्म बनाने से पहले आपको "Developer" टैब को सक्षम करना होगा, जिसमें आवश्यक टूल्स होते हैं।
MS Word खोलें और File मेनू पर क्लिक करें। नीचे दिए गए Options पर क्लिक करें। Word Options डायलॉग बॉक्स में, Customize Ribbon पर क्लिक करें। दाईं ओर, "Main Tabs" सूची में Developer बॉक्स को चेक करें। फिर OK पर क्लिक करें।
Form Fields जोड़ें (Insert Form Fields)
अब जब Developer टैब सक्षम हो गया है, आप अपने डॉक्युमेंट में फ़ॉर्म एलिमेंट्स जोड़ सकते हैं।
उस स्थान पर कर्सर रखें जहाँ आप फ़ॉर्म फ़ील्ड जोड़ना चाहते हैं। Developer टैब में जाएं, और Controls समूह में निम्नलिखित विकल्प दिखाई देंगे:
Rich Text Content Control: उपयोगकर्ता को फॉर्मेटेड टेक्स्ट (जैसे बोल्ड, इटैलिक) जोड़ने की अनुमति देता है।
Plain Text Content Control: उपयोगकर्ता को बिना फॉर्मेटिंग के साधारण टेक्स्ट जोड़ने देता है।
Checkbox: उपयोगकर्ता को विकल्प चुनने या अस्वीकार करने देता है।
Combo Box: उपयोगकर्ता को एक प्री-निर्धारित सूची से चयन करने या अपना टेक्स्ट दर्ज करने देता है।
Drop-Down List: उपयोगकर्ता को एक प्री-निर्धारित सूची से चयन करने देता है, लेकिन वे नया टेक्स्ट नहीं जोड़ सकते।
Date Picker: उपयोगकर्ता को कैलेंडर से तारीख चुनने की अनुमति देता है।
इनमें से जिस फ़ील्ड को आप जोड़ना चाहते हैं, उसे चुनने के लिए आइकन पर क्लिक करें।
Form Fields को कस्टमाइज़ करें (Customize the Form Fields)
आप प्रत्येक फॉर्म फ़ील्ड को अपनी ज़रूरतों के अनुसार कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
जिस फील्ड को आपने जोड़ा है, उस पर क्लिक करें।
Developer टैब में, Properties पर क्लिक करें।
एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जिसमें आप:
फ़ील्ड का टाइटल और टैग सेट कर सकते हैं।
ड्रॉप-डाउन सूचियों और कॉम्बो बॉक्स के लिए विकल्प परिभाषित कर सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट वैल्यूज़ और फॉर्मेटिंग विकल्प सेट कर सकते हैं।
कस्टमाइज़ करने के बाद, OK पर क्लिक करें।
फॉर्म की सुरक्षा करें (Protect the Form)
यह सुनिश्चित करने के लिए कि उपयोगकर्ता केवल फ़ॉर्म फ़ील्ड भर सकें और बाकी डॉक्युमेंट को संपादित न कर सकें:
Developer टैब में जाएं और Restrict Editing पर क्लिक करें।
Editing Restrictions के तहत, Allow only this type of editing in the document को चेक करें।
ड्रॉपडाउन मेनू से Filling in forms चुनें।
Yes, Start Enforcing Protection पर क्लिक करें।
यदि चाहें तो पासवर्ड सेट करें ताकि कोई सुरक्षा को बंद न कर सके।
फॉर्म को सेव करें और साझा करें (Save and Distribute the Form)
अपने फॉर्म को Word डॉक्युमेंट (.docx) या PDF के रूप में सेव करें, इस पर निर्भर करता है कि आप इसे कैसे वितरित करना चाहते हैं।
यदि आप चाहें कि उपयोगकर्ता फॉर्म को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरें, तो आप डॉक्युमेंट को अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं या इसे किसी साझा स्थान पर अपलोड कर सकते हैं।
फॉर्म का परीक्षण करें (Test the Form)
फॉर्म को वितरित करने से पहले उसका परीक्षण करना अच्छा होता है:
डॉक्युमेंट को बंद करें और फिर से खोलें।
उपयोगकर्ता की तरह फॉर्म भरने का प्रयास करें।
सुनिश्चित करें कि सभी फ़ील्ड सही ढंग से काम कर रहे हैं और डॉक्युमेंट का कोई अन्य भाग संपादित नहीं किया जा सकता है।
इस विधि का उपयोग करके आप MS Word में इंटरैक्टिव, फॉर्मेटेड फॉर्म बना सकते हैं, जिन्हें दूसरे लोग आसानी से भर सकते हैं।
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