माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग शिड्यूल कैसे करें?

दोस्तों, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स क्या है, इसमें साइन अप कैसे करें, अपनी टीम कैसे बनाएं तथा चैनल कैसे बनाएं, के बारे में पिछली पोस्टों में बताया जा चुका है। इस पोस्ट में आज हम आपको माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में मीटिंग शिड्यूल करने के बारे में बताते हैं।

सबसे पहले हम उस टीम में जाते हैं, जिस टीम की मीटिंग करनी हो। टीम पर जाने के बाद दांयी ओर ऊपर वीडियो कैमरा का आइकन दिखाई देता हे, उस पर क्लिक करें।

जैसे ही क्लिक करते हैं, उसमें आपको दो विकल्प दिखाई देंगेः-

1.    Meet now

2.    Schedule a meeting

यदि आप पहले वाले विकल्प Meet now पर क्लिक करते हैं, तो मीटिंग ज्वाइन करने का विंडो खुल जाता है। अब आप Join बटन पर क्लिक करके टीम में शामिल सभी सदस्यों के साथ मीटिंग में जुड़ जाते हैं।

यदि आप दूसरे वाले विकल्प Schedule a meeting पर क्लिक करते हैं, तो आपके सामने एक कैलेंडर खुलता है, जिसमें आपको निम्नलिखित फील्ड भरनी होती हैः-

1.    मीटिंग का नाम 

2.    यदि मीटिंग में टीम से बाहर के लोगों के जोड़ना हो तो उनके ईमेल पते

3.    मीटिंग की तिथि व समय से तिथि व समय तक

4.    यदि सिर्फ उसी दिन करनी हो तो Don't repeat और यदि प्रतिदिन या सप्ताह, या माह, जैसी स्थिति हो, का  निर्धारण 

5.    डिफाल्ट में टीम का General चैनल जुड़ा होता है, यदि किसी और चैनल को जोड़ना हो तो उसे जोड़ना

6.    लोकेशन निर्धारित करना (यह वैकल्पिक होता है)

7.    इस मीटिंग के बारे में विवरण

इन सारी फील्ड को भरने के बाद दांयी ओर ऊपर दिए गए Send बटन पर क्लिक करने से आपकी मीटिंग शिड्यूल हो जाती है।

लीजिए, आपकी मीटिंग शिड्यूल हो गई। इसे यहां देखा जा सकता है।

 

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माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में चैनल कैसे बनाएं?

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में जब आपकी टीम बन गई, तो अब विभिन्न कार्य के लिए पदानुक्रम से चैनल जोड़ने की जरूरत पड़ती है। डिफ़ॉल्ट में, Microsoft Teams में टीम के सभी सदस्यों के लिए एक General चैनल बनता है।

यदि आपको विभिन्न कार्यों के लिए अलग-अलग पदानुक्रम का चैनल बनाना हो तो आप नीचे दिए गए  चरणों का पालन करें:

नया चैनल बनाने के लिए पहले से बनाई गई टीम पर जाएं

जिस टीम में आप एक नया चैनल बनाना चाहते हैं, उसके आगे के तीन डॉट्स पर क्लिक करें और "Add Channel" पर क्लिक करें।

खुलने वाले पॉप-अप विंडो में, आप चैनल का नाम,  चैनल का विवरण जोड़ सकते हैं। इसके अलावा गोपनीयता सेटिंग्स में आपको दो विकल्प मिलते है-

Standard - यह टीम के सभी सदस्यों के लिए पहुंच (Assess) की अनुमति उपलब्ध कराता है।

Private -  यह टीम के कुछ चुनिंदा सदस्यों के लिए पहुंच (Assess) की अनुमति उपलब्ध कराता है।

एक बार जब आप इन सेटिंग्स के साथ कर लेते हैं, तो चैनल बनाने के लिए "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।

लीजिए, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स पर आपकी टीम के लिए चैनल बन गया।

 

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माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में टीम कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स केवल वीडियो कांफ्रेंसिंग का ही प्लेटफार्म नहीं है। यह प्लेटफार्म संगठन में टीम बनाकर एकसाथ एक ही फाइल पर सहयोगात्मक रूप से कार्य करने के लिए सक्षम है। 

आइए, जाने कि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स पर टीम कैसे बनाई जाती है।

Microsoft Teams ऐप खोलें और टीम्स के बाएं साइडबार के निचले भाग में  "Join or create a team" विकल्प पर क्लिक करें।

दिखाई देने वाली नई स्क्रीन पर, "Create team" बटन पर क्लिक करें।

टीम बनाने के लिए आपके पास दो विकल्प हैः-

1.   Scratch से अपनी टीम बना सकते हैं, या

2.    किसी मौजूदा Office 365 समूह या टीम से अपनी टीम बना सकते हैं

Scratch वाले विकल्प पर यदि आप क्लिक करते हैं तो आपके सामने दो विकल्प मिलते हैं कि आप अपनी टीम को Private रखना चाहते हैं या Public. यदि आप अपनी टीम को Private रखते हैं तो लोगों को जुड़ने के लिए अनुमति आवश्यक है और यदि आप अपनी टीम को Public रखते हैं तो लोगों को जुड़ने के लिए अनुमति की आवश्यकता नहीं पड़ती है। 

जहां तक टीम बनाने की बात है, यदि आप संगठन के अंदर सहयोगात्मक कार्य करना चाहते हैं तो मेरा सुझाव है कि आप अपनी टीम को Private ही रखें। टीम बनाने के लिए आपको इसे एक नाम देना होगा।  आप चाहें तो हिंदी में अपनी टीम का नाम भी दे सकते हैं। टीम्स पर हिंदी में टाइप कैसे करें, इसके लिए आप विंडोज 7 या विंडोज 10 पर क्लिक करके जान सकते हैं।

टीम का नाम देने के बाद यदि आप चाहें तो टीम का विवरण पर लिख सकते हैं, उसके बाद नीचे दाईं ओर "Create" बटन पर क्लिक करें।

अब आप अपने संगठन के उन सदस्यों के नाम टाइप करें जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं। यदि ये "Guest" हैं जैसे वेआपके संगठन के बाहर से बाहरी उपयोगकर्ता हैं, तो आप उन्हें उनके नाम के बजाय उनके ईमेल पते के माध्यम से guest access प्रदान कर सकते हैं।

इस प्रकार आप Microsoft Teams पर अपनी टीम बनाकर सहयोगात्मक कार्य निष्पादित कर सकते हैं।

 

 

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माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में साइन अप कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के माध्यम से मीटिंग शिड्यूल करने और टीम बनाकर कार्य करने के लिए आपको सबसे पहले माइक्रोसॉफ्ट में एक अकाउंट बनाना होता है। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में साइन अप  कैसे करना है, उसके बारे में आपको स्टैप बाई स्टैप बताता हूंः-

सबसे पहले गूगल सर्चबार में microsoft teams को टाइप करके सर्च करें। सर्च करने पर सबसे पहला विकल्प आपको https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/group-chat-software मिलता है। इस पर क्लिक करें। ऐसा करने पर आपके सामने माइक्रोसॉफ्ट का यह विंडो खुलता है।

यदि आपका पहले से अकाउंट है तो साइन इन पर क्लिक करके साइन इन करें और यदि पहले से अकाउंट नहीं है तो Sign up for free पर क्लिक करें। साइन अप पर क्लिक करने पर आपका नया विंडो मिलता है।

इसमें Create one पर क्लिक करनें पर नया विंडो खुलता है।

अकाउंट बनाने के लिए आप Use a phone number instead पर क्लिक करके अपने फोन नंबर के माध्यम साइन अप कर सकते हैं या Get a new email address पर क्लिक करके नया ईमेल टाइप करके जैसे ही आप Next करते है तो आपसे अपना पासवर्ड बनाने के लिए एक नया विंडो खुलता है।

एक बार जब आप अपने सभी विवरण दर्ज कर लेते हैं और अपने ईमेल को सत्यापित कर लेते हैं, तो टीम्स वेब ऐप का उपयोग शुरू करने के लिए Microsoft Teams के होमपेज पर जाएँ।

आप अपने मोबाइल पर भी माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट बना सकते हैं इसके लिए सबसे पहले Play store के माध्यम से Microsoft Teams App डाउनलोड करें और ऊपर बताए गए निर्देशों का पालन करें।

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माइक्रोसॉफ्ट टीम्स क्या है?

 

लॉकडाउन की वजह से हमारी कार्यसंस्कृति में बहुत बड़ा बदलाव आया है। हम घर से ही कार्यालय के काम निपटा रहे हैं। घर से ही सहकर्मियों में फाइलों का आदान-प्रदान कर रहे हैं। घर से ही मीटिंगों में भाग ले रहे हैं। यह सब संभव हुआ, आज की तकनीक के कारण।

आज की तकनीक ने हमें वह सारी सुविधाएं प्रदान कर दी हैं, जिसके बारे में हम कल्पना नहीं करते थे। आज लॉकडाउन में आपको कोई व्यावसायिक बैठक करनी हो या, किसी शैक्षिक या प्रशिक्षण सत्र की मेजबानी करनी हो या अपने ग्राहकों से जुड़ना हो, तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान की मांग हर जगह हैं। आज हम घर बैठे मीटिंग, वेबगोष्ठियों में प्रयुक्त होने वाली तकनीक के बारे में चर्चा करते हैं। वेबगोष्ठी, जिसे वेबिनार भी कहा जा सकता है। घर बैठे दूरदराज लोगों से वेबगोष्ठी या मींटिंग करने के लिए  सबसे अधिक लोकप्रिय प्लेटफार्म में से कौन सा प्लेटफार्म आपके संगठन के लिए बेहतर है। चलिए, इस पर आज हम इनके फीचर, सुविधाओं, मूल्य, गुण-दोष आदि के आधार पर तय करते हैं कि इनमें से कौन सा प्लेटफार्म आपके संगठन के लिए बेहतर है।

इस लेख में हम माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के बारे में जानते हैं कि यह क्या है।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक ऑनलाइन संचार और टीम सहयोग उपकरण है जो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 सूइट का हिस्सा है। हालांकि इसका अधिकतर उपयोग वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए किया जाता है, लेकिन यह केवल इसके लिए ही नहीं है, बल्कि अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफार्म के अलावा इसमें कई अन्य विशेषताएं हैं, जैसे कि ः-

*    विशिष्ट कार्यों या टीमों के लिए हम चैनल बना सकते हैं।
*    ऑडियो और वीडियो मीटिंग की रिकॉर्डिंग कर सकते हैं।
*    टीम के सदस्यों के साथ अपनी स्क्रीन साझा कर सकते हैं।
*    अपने कमांड बॉक्स का उपयोग करके स्टोरेज के माध्यम से त्वरित खोज कर सकते हैं।

 

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