सूचना प्रौद्योगिकी ने समय के साथ लोगों की जीवन शैली को बदल दिया है। साथ ही, पर्यावरण प्रौद्योगिकी के नवाचार में एक प्रमुख भूमिका निभाता है, और बाद में प्रौद्योगिकी समाज की आवश्यकता बन जाती है।
फाइलें और प्राप्तियां किसी भी संगठन में एक महत्वपूर्ण इकाई बन गईं। एक संगठन में दैनिक आधार पर निपटाए जा रहे फाइलों/रसीदों के रूप में हजारों कागजी दस्तावेज हो सकते हैं। इन कागजी दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखते हुए, उनकी आवाजाही और सुरक्षा में बहुत समय, पैसा और प्रयास शामिल हैं, जो बदले में किसी संगठन की दक्षता और उत्पादकता को कम करता है।
इसलिए, कोई भी संगठन जो एक समाधान की तलाश कर रहा है इसे डिजिटल रूप में दस्तावेजों को कैप्चर करने की अनुमति देगा, उन्हें तेजी से पुनर्प्राप्ति के लिए कुछ बुनियादी जानकारी के साथ संग्रहीत करेगा, टिप्पणी के साथ दस्तावेज़ की आवाजाही, सभी संबंधित दस्तावेजों को एक फ़ोल्डर में लाने के लिए फ़ाइल खोलना, फ़ाइल पर ध्यान देना, अनुमोदन के लिए फ़ाइल की गति अंत में प्रेषक को पत्र जारी करना, इस उत्पाद के लिए जा सकता है।
फाइलों/पत्रों को डायरीफाई करने, स्थानांतरित करने और रिकॉर्ड करने के लिए मैनुअल तकनीक, उन फाइलों/पत्रों की ट्रैकिंग को एक बहुत ही कठिन कार्य बनाती है, इस प्रकार कार्य में देरी होती है और दक्षता कम हो जाती है। मैनुअल सिस्टम के साथ ट्रैकिंग की अक्षमता के कारण, कम्प्यूटरीकृत फ़ाइल ट्रैकिंग सिस्टम की आवश्यकता उत्पन्न हुई। एक स्वचालित कार्यालय एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के माध्यम से साधारण कार्यालय के कार्यों को करने का प्रयास करता है। एक मैनुअल ऑफिस परिदृश्य में, हजारों पत्र और फाइलें हैं और उनका मैनुअल ट्रैकिंग बहुत आसान काम नहीं है। एक कम्प्यूटरीकृत फ़ाइल ट्रैकिंग सिस्टम उपयोगकर्ताओं को सेकंड के भीतर इन अक्षरों और फ़ाइलों को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है। इसके अलावा, प्रेषण और रिकॉर्ड रखने को आसान बना दिया जाता है। यह कार्य भार का उचित वितरण सुनिश्चित करता है, इस प्रकार सिस्टम की दक्षता में वृद्धि और सिस्टम में पारदर्शिता लाता है। यह प्रणाली डिजिटल वातावरण में मैनुअल सिस्टम का अनुकरण करती है।
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