Windows में Microsoft Office को कैसे अपडेट करें

समय-समय पर हमारे लिए Microsoft Office को अपडेट करना बहुत ज़रूरी है! इससे हमें नवीनतम सुविधाएँ और बग फ़िक्स मिलते हैं। इससे अक्सर Security Patches और enhancements मिलता है। अपडेट न करने से मैलवेयर या अन्य सुरक्षा जोखिम हो सकते हैं।

आज की इस पोस्ट में हम चर्चा करेंगे कि Windows में MS Office को कैसे अपडेट किया जाए।

Windows में MS Office को अपडेट करने के लिए, कोई भी Office ऐप खोलें और “File” टैब पर क्लिक करें। “Account” और फिर “Update Option” चुनें। वहाँ से, हम Automatic Update विकल्प द्वारा या मैन्युअल रूप से उनकी जाँच कर सकते हैं।

सबसे पहले हम समझें Microsoft Office को अपडेट करने का महत्व

optimal performance एवं security के लिए Microsoft Office को अप-टू-डेट रखना आवश्यक है। नियमित अपडेट से नई सुविधाएं, बग फिक्स और बढ़ी हुई compatibility मिलती है। इससे काम करना आसान और अधिक कुशल हो जाता है। Microsoft निरंतर अपने सॉफ़्टवेयर को बेहतर बनाने का प्रयास करता रहता है, और Office को अपडेट करके, हम इन उन्नति का लाभ उठा सकते हैं। नई सुविधाएँ अक्सर कार्यों को आसान बनाती हैं और हमें अधिक प्रभावी ढंग से काम करने में मदद करती हैं। साथ ही, अपडेट सॉफ़्टवेयर में मौजूद किसी भी मौजूदा समस्या को ठीक करते हैं। 

Security भी Microsoft Office को अपडेट करने का एक महत्वपूर्ण कारण है। साइबर खतरे हमेशा बदलते रहते हैं और हैकर अक्सर ज्ञात कमज़ोरियों वाले पुराने सॉफ़्टवेयर को निशाना बनाते हैं। Office को अपडेट करने से हमें नवीनतम सुरक्षा पैच मिलते हैं और हमारे डेटा को संभावित हमलों से बचाने में मदद मिलती है।

सहज अपडेट प्रक्रिया के लिए कुछ सुझाव हैं:

*    स्वचालित अपडेट को सक्षम (Enable) करें - यदि स्वचालित अपडेट को सक्षम है तो कोई भी नया अपडेट उपलब्ध होता है तो उन्हें डाउनलोड और इंस्टॉल कर देता है। आपको कुछ भी करने की ज़रूरत नहीं है।

*    समय-समय पर अपडेट की जाँच करें - यदि मैन्युअल कंट्रोल पसंद है, तो हैल्प मेनू के माध्यम से समय-समय पर अपडेट की जाँच करें। इस तरह, पता चल जाएगा कि कोई नया रिलीज़ या पैच कब आया है।

*    इंस्टॉलेशन के बाद पुनः आरंभ करें - अपडेट करने के बाद, अपने कंप्यूटर को रीस्टार्ट करें। यह इंस्टॉलेशन को पूरा करने में मदद करता है और बेहतर प्रदर्शन के लिए सिस्टम संसाधनों को रिफ्रेश करता है।

इनका पालन करके, अपने Microsoft Office को नवीनतम सुविधाओं और सुरक्षा पैच के साथ अपडेट रख सकते हैं। 

इसे कैसे करना है तो आइए, इस प्रक्रिया को भी समझ लेते हैं-

कोई भी Office ऐप खोलें, जैसे कि Word या Excel.

ऊपरी बाएँ कोने में “File” टैब पर क्लिक करें

विकल्पों की सूची से “Account” चुनें

“Product Information” के अंतर्गत, “Update Option” बटन दबाएँ

इसके पश्चात उपलब्ध अपडेट इंस्टॉल करने के लिए “Update Now” चुनें। 

लीजिए, Microsoft Office के सभी एप्लीकेशन अपडेट हो गए।

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एमएस वर्ड में टेबल ऑफ कंटेंट कैसे बनाएं

जब हम कोई अपने कार्यालय की वार्षिक रिपोर्ट या कोई ऐसा डॉक्यूमेंट तैयार करते हैं, जिसमें कई अध्याय या शीर्षक आदि होते हैं तो प्रत्येक अध्याय या शीर्षक पर आसानी से जाने के लिए एक विषय सूची या टेबल ऑफ कंटेंट तैयार करना होता है। एमएस वर्ड में हम इसे कैसे तैयार करें? आज की पोस्ट इसी विषय पर है। 

एमएस वर्ड के अन्य टिप्स एंड ट्रिक्स के लिए एमएस वर्ड पेज पर जाएं।

हम डॉक्यूमेंट की हैडिंग स्टाइल के आधार पर अपने डॉक्यूमेंट के लिए टेबल ऑफ कंटेंट तैयार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हैडिंग 1 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ टेबल ऑफ कंटेंट में मुख्य शीर्षक होगा, हैडिंग 2 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ उपशीर्षक-1 होगा, और इसी तरह हैडिंग 3 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ उपशीर्षक-2 होगा।

टेबल ऑफ कंटेंट कैसे जोड़े

टेबल ऑफ कंटेंट काफी स्थान ले सकता है। अतः टेबल ऑफ कंटेंट के लिए उचित होगा कि आप इसके लिए कवर पेज के बाद वाला एक खाली पृष्ठ में इसे जोड़े। खाली पेज पर कर्सर रखकर –

रिबन पर रिफरेंस टैब पर क्लिक करें।

टेबल ऑफ कंटेंट बटन पर क्लिक करें। एक अंतर्निर्मित स्टाइल की एक गैलरी दिखाई देती है। आप इनमें से किसी एक का चयन कर सकते हैं। आप चाहे तो Office.com पर क्लिक करके टेबल ऑफ कंटेंट ब्राउज़ कर सकते हैं, या कंटेंट स्टाइल की एक कस्टम टेबल बना सकते हैं।

टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज कैसे करें

यदि बिल्ट-इन टेम्प्लेट में आपका इच्छित टेबल ऑफ कंटेंट नहीं है, तो आप टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

कस्टम टेबल ऑफ कंटेंट पर क्लिक करें।

टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज करने के लिए विकल्पों के साथ एक डायलॉग बॉक्स खुलता है।

इसमें आपको शो पेज नंबर, राइट अलाइन पेज नंबर, टैब लीडर, फार्मेट और शो लेवल के विकल्प दिखाई देते हैं। इनमें से आप अपनी इच्छानुसार कस्टमाइज कर सकते हैं।

कस्टमाइज करने के बाद ओके पर क्लिक कर दें।

टेबल ऑफ कंटेंट अपडेट कैसे करें

यदि डॉक्यूमेंट के कंटेंट बदलते हैं, तो आपको नई या परिवर्तित जानकारी शामिल करने के लिए टेबल ऑफ कंटेंट को अपडेट करना होगा।

इसके लिए आपको पहले अपडेट टेबल टैब पर क्लिक करना होगा। और फिर -

आपको चुनना होगा कि आप क्या अपडेट करना चाहते हैं:

केवल पेज नंबर अपडेट करें: 

यह विकल्प पेज नंबर अपडेट करेगा, लेकिन हेडिंग नहीं। इस विकल्प का उपयोग तब करें जब आप किसी सेक्शन में नया टेक्स्ट जोड़ते हैं, लेकिन कोई नया हैडिंग या मौजूदा हैडिंग को पुन: व्यवस्थित नहीं करते हैं।

संपूर्ण टेबल अपडेट करें: 

यह विकल्प हैडिंग और पेज नंबर दोनों को अपडेट करेगा। यदि आपने नए शीर्षक जोड़े हैं या मौजूदा शीर्षकों को पुन: क्रमित किया है तो इस विकल्प का उपयोग करें।

अंत में, ओके पर क्लिक करें

लीजिए, आपके डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ कंटेंट अपडेट हो गया।

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एमएस ऑफिस (वर्ड, एक्सल, पब्लिशर, पावर पाइंट, एक्सेस) में रिबन को कस्टमाइज कैसे करें?

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के एप्लीकेशन, जो हम अधिकतर उपयोग में लाते हैं, उनमें एमएस वर्ड, एक्सल, पब्लिशर, पॉवर पॉइंट, एक्सेस प्रमुख हैं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस द्वारा एमएस वर्ड, एक्सल, पब्लिशर, पॉवर पॉइंट, एक्सेस आदि में रिबन प्रणाली का उपयोग किया गया है ताकि कंप्यूटर प्रयोक्ता उपयोग में लाए जाने वाले टूल्स आसानी से खोज सकें और उसे व्यवस्थित कर सकें। हालांकि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के इंटरफ़ेस से अधिकांश प्रयोक्ता परिचित हैं, परन्तु बहुत कम प्रयोक्ता यह जानते हैं कि वे अपनी जरूरत के मुताबिक एमएस वर्ड, एक्सल, पब्लिशर, पॉवर पॉइंट, एक्सेस में रिबन को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

सबसे पहले जानते हैं कि रिबन क्या है?

आसान शब्दों में यदि हम कहें तो, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के किसी एप्लीकेशन (वर्ड, एक्सल,पब्लिशर, पॉवर पॉइंट या एक्सेस) को जब हम खोलते हैं तो सबसे ऊपर जो टूलबार होता है उसी को रिबन कहते हैं। इस रिबन में फाइल, होम, इंसर्ट, डिजाइन, लेआउट रिफरेंसेस मेलिंग, रिव्यू, व्यू आदि टैब दिए हैं और इन टैब में बने समूह (Group) में कई पापुलर कमांड (Popular Commands) दिए होते हैं। इन कमांड की सहायता से ही हम कोई दस्तावेज (Document) तैयार करते हैं।

हालांकि रिबन में दिए गए टैब और उसमें बने समूह और समूह के अंदर दिए गए कमांड डिफाल्ट में दिए गए हैं।  हो सकता है कि आपको अपने काम योग्य कुछ और कमांड की आवश्यकता हो जो कि डिफाल्ड में नहीं मिल रहे हैं तो आपको इन्हें अपनी जरूरत के मुताबिक कस्टमाइज (Customize) करने की आवश्यकता पड़ती है।  

रिबन को कस्टमाइज कैसे करें?

How to customize the ribbon?

जैसा कि ऊपर कहा गया है कि हो सकता है कि आपको अपने काम योग्य कुछ और कमांड की आवश्यकता हो जो कि डिफाल्ड में नहीं मिल रहे हैं और इसके लिए आपको अपनी जरूरत के मुताबिक रिबन को कस्टमाइज करना होगा। इसके लिए आप डिफाल्ट में दिए गए टैब के अतिरिक्त एक अलग टैब जोड़ सकते हैं। इस टैब में अपनी जरूरत के मुताबिक समूह (Group) बना सकते हैं। इन समूहों में समूह के नाम के मुताबिक कमांड रख सकते हैं। ये कमांड आप पापुलर कमांड (Popular Commands) से या ऑल कमांड (All Commands) से या रिबन से बाहर के अन्य कमांड (Commands Not in the Ribbon) से शामिल कर सकते हैं।

आइए!

हम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के विभिन्न एप्लीकेशनों (यथा वर्ड, एक्सल, पब्लिशर, पावर पाइंट एवं एक्सेस में डिफाल्ट में दिए गए टैब के अतिरिक्त एक नया टैब देखते हैं।

ये कैसे किया गया?

आइए!

चित्रों और विवरण के माध्यम से आसानी से समझते हैं।

एमएस पब्लिशर में रिबन कस्टमाइज करने बारे में बताते हैं। आपको यह भी बताते चलें कि जिस प्रक्रिया के तहत पब्लिशर में रिबन कस्टमाइज किया जाएगा, उसी तरह से वर्ड, एक्सल, पॉवर पॉइंट और एक्सेस में भी किया जाएगा।

तो सबसे पहले एमएस पब्लिशर खोलते हैं।

इसमें सबसे ऊपर टूलबार में किसी भी टैब पर माउस से राइट क्लिक करते हैं। ऐसा करने पर एक मीनू खुला है, उसमें Customize the Ribbon पर क्लिक करते हैं। यह तो आपका शार्टकट हुआ। यदि थोड़ी लंबी दूरी तय करनी है तो-

File > Options > Customize the Ribbon के रास्ते भी जा सकते हैं।

Customize the Ribbon पर क्लिक करने के बाद एक विंडो खुलता है, जिसमें दायीं ओर आपका रिबन और उसमें दिए गए समूह तथा समूह के अंदर कमांड की सूची दिखाई देती है। इसमें नया टैब जोड़ने के लिए New Tab पर क्लिक करें।

New Tab पर क्लिक करने से एक नया टैब आपके मेन मीनू में जुड़ जाता है। इसे आप साइड में दिए ऊपर-नीचे के बटन के माध्यम से इस नए टैब को स्थापित कर सकते हैं।

टैब को यथास्थान स्थापित करने के बाद इस टैब को नया नाम देने के लिए पहले टैब को सेलेक्ट करें, फिर नीचे दिए गए Rename बटन पर क्लिक करें। ऐसा करने से एक नया डायलॉग बॉक्स खुलता है। उसमें आप नया नाम टाइप करने के बाद ओके कर दें। अब आपके टैब का नाम आपके द्वारा दिए गए नाम के अनुसार हो जाएगा।

अब इस टैब में जितने समूह (Group) चाहें आप New Group पर क्लिक करके जोड़ सकते हैं और उनको Rename के जरिए उनका नाम रख सकते हैं। इसके बाद बायीं ओर दिए कमांड में से कमांड को सेलेक्ट करके उन्हें वांछित समूह में जोड़ (ADD) कर सकते हैं। इस कमांट की सूची में आपको Popular Commands के साथ ही All Commands, Commands Not in the Ribbon आदि से कमांड चुनने को मिलता है।

इस प्रकार आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के किसी भी एप्लीकेशन के रिबन में अपना खुद का टैब जोड़ सकते हैं और अपने जरूरत के मुताबिक समूह बनाकर उसमें कमांड रख सकते हैं।

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