MS Word में OMR शीट कैसे बनाएं

राजभाषा सप्ताह के दौरान हम प्रश्नोत्तरी प्रतियोगिता कराते रहे हैं। यदि प्रश्नोत्तरी ओएमआर शीट पर हो तो कैसा रहेगा। इस पोस्ट में, हम आपको बताएंगे कि एमएस वर्ड में OMR शीट कैसे बनाएं। इसमें आपको चरणबद्ध तरीके से बताया जाएगा, जिससे आप आसानी से OMR शीट तैयार कर सकते हैं। यदि आप शिक्षक हैं, छात्र हैं या राजभाषा कर्मी हैं, तो यह ट्यूटोरियल आपके लिए काफी उपयोगी साबित होगा। जानें कि कैसे सही पेज सेटअप करें, टेबल बनाएं, और OMR बबल्स जोड़ें। इस वीडियो को देखें और अपनी OMR शीट तैयार करें और प्रतियोगिता कराएं। अधिक जानकारी के लिए हमारे यूट्यूब चैनल को सब्सक्राइब करें और नवीनतम अपडेट प्राप्त करें।https://youtube.com/@taknikisamadhan

MS Word में OMR शीट बनाने की प्रक्रिया:

सबसे पहले, अपने कंप्यूटर पर MS Word खोलें। यदि आपके पास MS Word का नवीनतम संस्करण है, तो यह और भी अच्छा होगा, क्योंकि इसमें बेहतर टूल्स और फीचर्स उपलब्ध होते हैं।

पेज सेटअप करें

OMR शीट के लिए आपको एक सटीक और साफ लेआउट की आवश्यकता होगी। इसके लिए पेज सेटअप करना बहुत महत्वपूर्ण है। पेज सेटअप के लिए इन चरणों का पालन करें:

Layout टैब में जाएं

Margins चुनें और कस्टम मार्जिन सेट करें। आमतौर पर, OMR शीट के लिए 0.5 इंच के मार्जिन पर्याप्त होते हैं।

अब Orientation को Portrait पर सेट करें ताकि आपकी शीट लंबवत हो।

अब Column में जाकर तीन कॉलम पर क्लिक करके कॉलम बनाएं।

Insert टैब में जाएं 

Table विकल्प चुनें और जितनी पंक्तियाँ (Row) और स्तंभ (Column) चाहिए उतने चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आपको चार विकल्पों वाले 150 प्रश्न चाहिए, तो आप 50-50 पंक्तियों और 6 कॉलम वाले टेबल को तीन कॉलम में सेट कर सकते हैं।

अब टेबल इंसर्ट करने के बाद, प्रत्येक सेल का आकार निर्धारित करें। OMR शीट में बबल्स सामान्य आकार के होने चाहिए ताकि परीक्षार्थी सही से निशान लगा सकें। बबल्स के लिए दिए गए वीडियो के अनुसार इस लिंक पर जाकर OMR Bubles fonts download कर सकते हैं:

https://remarksoftware.com

प्रश्न संख्या और विकल्प जोड़ें

अब आपको OMR शीट में प्रश्न संख्या और विकल्प जैसे A, B, C, D जोड़ने के लिए डाउनलोड किए गए OMR font ka उपयोग करें।

पहले कॉलम में प्रश्न संख्या डालें। उदाहरण के लिए, 1, 2, 3... 50 तक।

बाकी कॉलम में क्रमशः विकल्प A, B, C, D डालें।

इन सभी को सही तरीके से फॉर्मेट करें ताकि वे शीट पर साफ और सटीक दिखाई दें।

शीट को असली OMR जैसी दिखने के लिए font colour लाल रंग करें तथा टेबल की लाइनें अदृश्य करें ताकि केवल संख्या और विकल्प दिखाई दें। ऐसा करने के लिए टेबल को सेलेक्ट करें और Borders विकल्प में जाकर No Border का चयन करें।

अंतिम जांच और सुधार

अपनी OMR शीट को अंतिम रूप देने से पहले एक बार अच्छे से जांच लें कि सभी सर्कल सही स्थान पर हैं और पूरी शीट साफ और सटीक दिख रही है। सभी प्रश्न संख्याएँ और विकल्प भी ठीक से संरेखित होने चाहिए।

OMR शीट प्रिंट करें

अब आपकी OMR शीट पूरी तरह से तैयार है। इसे प्रिंट करने से पहले Print Preview में जाकर जांच लें कि कोई भी हिस्सा कट नहीं रहा है या गलत जगह पर नहीं है। फिर इसे A4 आकार के पेपर पर प्रिंट करें।

MS Word में OMR शीट बनाना बेहद सरल है। इस विधि से आप खुद अपनी आवश्यकताओं के अनुसार OMR शीट डिजाइन कर सकते हैं, चाहे वह किसी परीक्षा के लिए हो या सर्वे के लिए। हालांकि, यह ध्यान रखें कि यह मैन्युअल रूप से तैयार की गई OMR शीट है और इसे स्कैन करने के लिए सटीक OMR स्कैनर और सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी।

यह पोस्ट आपको कैसी लगी?

PDF से टेक्स्ट कैसे निकालें

PDF से टेक्स्ट निकालने के कई तरीके हैं। यहाँ कुछ सरल तरीके दिए गए हैं जिनका उपयोग करके आप अपनी PDF से टेक्स्ट आसानी से निकाल सकते हैं:

1. ऑनलाइन PDF to Text टूल्स का उपयोग करें

आप कई ऑनलाइन टूल्स की मदद से PDF से टेक्स्ट निकाल सकते हैं। कुछ लोकप्रिय टूल्स हैं:

Smallpdf (smallpdf.com)

ILovePDF (ilovepdf.com)

PDF2Go (pdf2go.com)

इनमें से किसी भी वेबसाइट पर जाएं, अपनी PDF अपलोड करें और उसे 'Text' या 'Word' में कन्वर्ट करें। यह कुछ ही सेकंड में आपकी PDF से टेक्स्ट निकाल देगा, जिसे आप कॉपी कर सकते हैं।

2. Adobe Acrobat Reader का उपयोग करें

यदि आपके पास Adobe Acrobat Reader है, तो आप इस सॉफ़्टवेयर से सीधे PDF से टेक्स्ट कॉपी कर सकते हैं।

स्टेप्स:

PDF को Adobe Acrobat Reader में खोलें।

टूल्स में जाकर Select Tool (चयन उपकरण) चुनें।

उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।

राइट-क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें।

अब आप इस टेक्स्ट को कहीं भी पेस्ट कर सकते हैं।

3. OCR (Optical Character Recognition) का उपयोग करें

अगर आपकी PDF स्कैन की गई है और इसमें टेक्स्ट की जगह इमेज है, तो आपको OCR टूल की जरूरत होगी। OCR टूल इमेज से टेक्स्ट निकालने में मदद करते हैं।

कुछ लोकप्रिय OCR टूल्स:

Google Drive OCR: आप अपनी PDF को Google Drive में अपलोड कर सकते हैं और फिर उसे Google Docs में खोल सकते हैं, जो स्वचालित रूप से टेक्स्ट को पहचान लेगा।

Online OCR (onlineocr.net): यह एक मुफ़्त टूल है जो PDF से टेक्स्ट निकालता है।

i2ocr.com भी मुफ्त टूल है जो PDF से text निकालता है।

4. Microsoft Word का उपयोग करें

अगर आपके पास Microsoft Word है, तो आप PDF को Word डॉक्यूमेंट में कन्वर्ट करके टेक्स्ट निकाल सकते हैं।

स्टेप्स:

Word खोलें और PDF को 'File > Open' के माध्यम से खोलें।

Word PDF को टेक्स्ट में बदल देगा, जिसे आप कॉपी कर सकते हैं।

इन सभी तरीकों की मदद से आप आसानी से PDF से टेक्स्ट निकाल सकते हैं।

नई जानकारी के लिए आप इस ब्लॉग को नियमित रूप से जरूर देखे।

माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में अपनी भाषा की कस्टम डिक्शनरी कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड एक शक्तिशाली वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर है, जिसका उपयोग दुनिया भर में लाखों लोग करते हैं। यह एक विस्तृत शब्दकोश के साथ आता है, लेकिन हो सकता है कि यह आपकी विशिष्ट भाषा की आवश्यकताओं को पूरा नहीं कर सकता। इस ब्लॉग में, हम आपको माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में अपनी खुद की भाषा का अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) बनाने के बारे में सरलतम तरीके से बताना चाहेंगे।

अपना वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं 

भाषा अनुकूलन प्रक्रिया में प्रवेश करने से पहले, आप यह सुनिश्चित करें कि आपके पास एक वर्ड डॉक्यूमेंट है जिसमें वे शब्द शामिल हों जिन्हें आप अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) में जोड़ना चाहते हैं। आप एक नया डॉक्यूमेंट बना सकते हैं या मौजूदा डॉक्यूमेंट का उपयोग कर सकते हैं - चुनाव आपका है। बस यह सुनिश्चित करें कि वह आपकी विशेष भाषा और शब्दावली को प्रतिबिंबित करता हो।

अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) के लिए पहुंच (Access)

माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में, "फ़ाइल" मेनू पर जाएं और "ऑप्शंस" का चयन करें। इससे वर्ड ऑप्शन डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। फिर, बाएं हाथ के मेनू में "प्रूफिंग" पर क्लिक करें।

अपना अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) जोड़ें

प्रूफिंग विकल्प में, " Custom Dictionary" बटन खोजें और उस पर क्लिक करें। एक नया डायलॉग बॉक्स आएगा, जो यह दिखाता है कि वर्तमान में कौन से अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) हैं। चूंकि आपको एक नया शब्दकोश बनाना है, तो "नया (New)" पर क्लिक करें।

अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) का नाम चुनें

आगे, आपको अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) का नाम चुनने के लिए कहा जाएगा। एक वर्णनात्मक नाम चुनें जो आपको शब्दकोश के उद्देश्य और सामग्री को पहचानने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप तकनीकी शब्दों के लिए एक शब्दकोश बना रहे हैं, तो उसे "TechnicalTerms.dic" नाम दे सकते हैं और यदि आप अपने नाम का शब्दकोश बनाना चाहते हैं तो “your name.dic” रख सकते हैं।

अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) भाषा का चयन करें

अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) के लिए अपनी भाषा का चयन करें। यदि आपकी शब्दावली में कई भाषाएँ शामिल हैं, तो आप एक से अधिक शब्दकोश बना सकते हैं, प्रत्येक के लिए अलग-अलग भाषा का चयन करें।

अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) में शब्द जोड़ें

अब आता है रोमांचक भाग - अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) में शब्द जोड़ना। "Add..." पर क्लिक करें और उन शब्दों की ओर जाएं जिन्हें आप अपने शब्दकोश में शामिल करना चाहते हैं। डॉक्यूमेंट का चयन करें और "ओपन" पर क्लिक करें। माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड आपके अनुकूल शब्दकोश में से शब्द खुद को स्वचालित रूप से जोड़ देगा।

सूची संपादन (Edit the list) 

जब शब्द जोड़ लिए जाएं, सूची को समीक्षा करने के लिए कुछ समय निकालें। आप यदि आवश्यक हो तो किसी भी शब्द को हटा सकते हैं या संशोधन कर सकते हैं। इससे यह सुनिश्चित होगा कि आपका अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) सटीक और आपके लेखन आवश्यकताओं के अनुरूप है।

अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) को डिफ़ॉल्ट बनाएँ

माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड द्वारा शब्द जाँच और व्याकरण के लिए आपके अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) का उपयोग सुनिश्चित करने के लिए, वापस वर्ड ऑप्शन के नीचे प्रूफिंग विकल्पों में जाएं। अनुकूल शब्दकोश(Custom Dictionary) डायलॉग बॉक्स में, अपने नवनिर्मित शब्दकोश का चयन करें और "डिफ़ॉल्ट बदलें" पर क्लिक करें। अब, आपका अनुकूल शब्दकोश भाषा की जाँच के लिए प्राथमिक संदर्भ होगा।

अपना अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) सहेजें और उपयोग करें

जब आपने अपने अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) को अंतिम रूप दिया है, बदलाव सहेजने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। अब से, जब भी आप माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में लिखेंगे, सॉफ़्टवेयर आपके अनुकूल शब्दकोश के शब्दों को पहचानेगा, जिससे त्रुटियों को पहचान कर ठीक करेगा। 

लीजिए! आपने माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में अपनी खुद की भाषा का अनुकूल शब्दकोश (Custom Dictionary) सफलतापूर्वक तैयार कर लिया है। अपनी भाषा की आवश्यकताओं के अनुसार शब्दकोश को अनुकूलित करके, आप आत्मविश्वास और दक्षता से लिख सकते हैं। अब झंझट से मुक्त हों और स्पेल-चेकिंग के साथ लिखने का आनंद लें! भाषा अनुकूलन की शक्ति को अपनाएं और अपने लेखन की नई ऊंचाइयों को छू जाएं। अपने लेखन सफलता के नए मार्ग को खोलें। 

वर्ड में अपनी सेव सेटिंग्स को कैसे कस्टमाइज करें

जब भी हम कोई फाइल तैयार करते हैं तो उसे सेव भी करके रखते हैं ताकि भविष्य में उस पर और अधिक कार्य किया जा सके। फाइल का नाम अलग-अलग हो सकता है, परन्तु फाइल का प्रकार (टाइप) लगभग एक समान ही रहता है और सेव होने के बाद लोकेशन भी लगभग एक ही होता है। हम अपनी प्राथमिकताओं को पूरा करने के लिए अपनी सेव सेटिंग्स को वैयक्तिकृत (personalize) कर सकते हैं और "ऑटोसेव" एवं उसकी टाइमिंग जैसी सेटिंग्स चालू कर सकते हैं। आप अपने सहेजे गए फाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ॉर्मेटिंग विकल्प बदल सकते हैं, एडजस्ट कर सकते हैं कि आपका कंप्यूटर कितनी बार आपके दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से सहेजता है या वह स्थान सेट कर सकता है जहाँ आप स्वतः पुनर्प्राप्त फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं। 

इसे कैसे एडजस्ट या कस्टमाइज किया जाता है, आइए, इसे जानें-

"फ़ाइल" टैब पर जाएं

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड स्क्रीन के ऊपरी बाएँ कोने में आप "फ़ाइल" टैब पा सकते हैं। यहां से, वर्ड आपको विकल्पों की एक सूची दिखाता है जिसमें से आपको "ऑप्शन" टैब पर जाना है।

"ऑप्शन्स" पर जाएं

फ़ाइल मेनू से "सेव" या "सेव एज" का चयन करने के बजाय, "ऑप्शन्स" पर क्लिक करें। आप इसे अपनी स्क्रीन के बाईं ओर सूची के सबसे नीचे पा सकते हैं। यह सूची का सबसे आखिरी विकल्प है।

"सेव" का चयन करें

पॉप-अप विंडो में बाईं ओर दी गई सूची में से "सेव" पर चयन करें।

"सेव" पर क्लिक करने पर आपको इसके चार सेक्शन मिलते हैंः-

सेव डॉक्यूमेंट्स

ऑफ लाइन एडिटिंग ऑप्शंस फॉर डाक्यूमेंट मैनेजमेंट सर्वर फाइल्स

प्रिजर्व फिडिलिटी वैन शेयरिंगदिस डॉक्यूमेंट

कैच सेटिंग

पहला सेक्शन ही सबसे महत्वपूर्ण सेक्शन हैं। इस सेक्शन में वर्ड डॉक्यूमेंट की सेटिंग निर्धारित करके हम भविष्य में तैयार होने वाले वर्ड डॉक्यूमेंट के फॉर्मेट को तय कर सकते हैं। इस सेक्शन में निर्धारित किए जाने वाले विकल्प इस प्रकार हैं-

सेव अस टाइप: डॉक्यूमेंट को सेव करते समय, आप Word document (.docx), Word 97-2003 document (.doc), जैसे फ़ाइल प्रारूपों में सेव करने के लिए चयन कर सकते हैं। 

सेव ऑटो-रिकवर इंफॉर्मेशन: सेव ऑटोरिकवर आपके डॉक्यूमेंट में किए गए बदलावों को स्वचालित रूप से सहेजता है। इसकी आवृत्ति डिफाल्ट रूप में प्रत्येक 10 मिनट पर निर्धारित की गई है। आप अपने हिसाब से इसे अनुकूलित कर सकते हैं। वैसे यदि इसे प्रत्येक 1 मिनट पर सेट कर दी जाए तो संयोग से यदि कंप्यूटर ऑफ हो जाता है तो आपका डाटा ज्यादा गायब नहीं होगा। और यदि आपको मैनुअल सेविंग पसंद है तो आप इसके सामने दिए गए बॉक्स के चैक को हटा कर सकते हैं।

ऑटो-रिकवर  फाइल लोकेशनः ऑटोरिकवर निर्धारित अंतराल में आपके डॉक्यूमेंट की बैकअप कॉपियाँ बनाता है और यह इन बैकअप फ़ाइलों को सहेजने के लिए डिफाल्ट में निर्धारित लोकेशन सहेजता जाता है। आप अपने हिसाब से इसका लोकेशन अनुकूलित कर सकते हैं।

एमएस वर्ड सेलेक्शन मास्टरी : लैपटॉप

आज का विषय है- लैपटॉप पर एमएस वर्ड पर काम करते समय टैक्स्ट को सेलेक्ट या हाइलाइट कैसे किया जाए। यहां यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि यह पोस्ट उन छात्रों या कार्यालय में काम करने वाले गैर अनुभवी कर्मियों के लिए है, जो लैपटॉप पर एमएस वर्ड पर काम कर रहे हैं।

डेस्कटॉप पर काम करते समय आमतौर पर हम माउस का उपयोग करते हैं, परन्तु लैपटॉप पर माउस के स्थान पर टचपैड का उपयोग किया जाता है। टचपैड का उपयोग करके कैसे हम एमएस वर्ड के टैक्स्ट को सेलेक्ट करेंगे, आज इसी पर चर्चा करते हैं।

एक शब्द का सेलेक्शन 

जिस शब्द को सेलेक्ट करना है, वहां कर्सर ले जाकर टचपैड पर डबल क्लिक करें।

एक लाइन का सेलेक्शन

जिस लाइन को सेलेक्ट करना हो, टचपैड की सहायता से कर्सर पाइंटर को उस लाइन के बायीं ओर लेकर जाइए, जब आपका कर्सर एक सफेद तीर में बदल जाए तो टचपैड पर एस क्लिक करें। इससे वह पूरी लाइन सेलेक्ट हो जाएगी।

एक वाक्य का सेलेक्शन

जिस वाक्य को सेलेक्ट करना है, वहां कर्सर रखकर Ctrl कुंजी के साथ  टचपैड पर एक क्लिक करें।

एक पैराग्राफ का सेलेक्शन

पूरा पैराग्राफ करने के लिए CTRL के साथ टचपैड पर तीन बार क्लिक करें।

लंबवत पाठ का सेलेक्शन

Alt कुंजी के साथ टचपैड का बायां बटन दबाए रखकर ड्रैग करें।

अंत में, अंतिम टिप - 

पूरा पाठ का सेलेक्शन

यदि आपको पूरा पाठ सेलेक्ट करना हो तो आप CTRL के साथ A दबा कर पूरा पाठ सेलेक्ट कर सकते हैं।

ये टिप्स आपके लिए निश्चित रूप से ज्ञानवर्धक रहेंगे। अपने कमेन्ट्स में जरूर बताएं।

अधिक जानकारी के लिए यह वीडियो जरूर देखें।

एमएस वर्ड में आमतौर पर इस्तेमाल होने वाले फॉन्ट के लिए शॉर्टकट कीज कैसे सेट करें

एमएस वर्ड में हम आमतौर पर अपने मनपसंद फ़ॉन्ट का ही इस्तेमाल करते हैं। इन फॉन्ट का शॉर्टकट कीज सेट करने के लिए,हम इन चरणों का पालन कर सकते हैं:

1.    माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें और विंडो के ऊपरी बाएँ कोने में "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।

2.   मेनू से "Option" चुनें। 

3.    बाएँ साइडबार में "कस्टमाइज़ रिबन" पर क्लिक करें।

4.    डायलॉग बॉक्स के नीचे, आपको "कीबोर्ड शॉर्टकट्स" सेक्शन के तहत "कस्टमाइज़ लेबल वाला एक बटन मिलेगा। इस पर क्लिक करें।

5.    कस्टमाइज़ कीबोर्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। बाईं ओर "कैटेगरी" सेक्शन में, नीचे स्क्रॉल करें और "फ़ॉन्ट" चुनें। यह दाईं ओर "कमांड" सेक्शन में उपलब्ध फ़ॉन्ट-संबंधित कमांड प्रदर्शित करेगा। "कमांड" सेक्शन में तब तक स्क्रॉल करें जब तक आपको वह फ़ॉन्ट न मिल जाए जिसे आप शॉर्टकट कुंजी असाइन करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, हमने Adobe Devanagari फ़ॉन्ट चुना है।

मनपसंद फॉन्ट चुनने के बाद "Press new shortcut key" फ़ील्ड के अंदर क्लिक करें और उन keys को दबाएं जिन्हें आप चयनित फ़ॉन्ट कमांड के शॉर्टकट के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए  हमने "Adobe Devanagari" फॉन्ट कमांड के लिए शॉर्टकट सेट करने के लिए "Alt + A" दबाया है।

यह सुनिश्चित करने के लिए "Current Keys" फ़ील्ड की जाँच करें कि आपने जो कीज संयोजन दर्ज किया है वह पहले से ही किसी अन्य कमांड को नहीं दिया गया है। यदि ऐसा है, तो आप एक अलग संयोजन चुन सकते हैं।

एक बार जब आप वांछित शॉर्टकट कीज सेट कर लेते हैं, तो फ़ॉन्ट कमांड को कीज संयोजन निर्दिष्ट करने के लिए "Assign" बटन पर क्लिक करें।

अनुकूलित कीबोर्ड संवाद बॉक्स से बाहर निकलने के लिए "Close" बटन पर क्लिक करें।

6.    अंत में, अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए Word विकल्प संवाद बॉक्स में "ओके" बटन पर क्लिक करें।

अब आप Microsoft Word में वांछित फ़ॉन्ट या फ़ॉन्ट-संबंधित कमांड को त्वरित रूप से लागू करने के लिए आपके द्वारा सेट की गई शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करने में सक्षम हो गए हैं।

आपको यह पोस्ट कैसी लगी, कमेन्ट्स के द्वारा जरूर बताइए। 

एम.एस.वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर तथा थिसॉरस की विशेषताएं

 एम.एस.वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर तथा थिसॉरस की विशेषताओं के बारे में हिंदी और तकनीक समूह के वरिष्ठ सदस्य श्री राजेन्द्र प्रसाद वर्मा, सहायक निदेशक, हिंदी शिक्षण योजना, पुणे, भारत सरकार, गृहमंत्रालय द्वारा दिए गए व्याख्यान की रिकार्डिंग अवलोकनार्थ प्रस्तुत है।

एमएस वर्ड के अन्य टिप्स एंड ट्रिक्स के लिए एमएस वर्ड पेज पर जाएं।

राजभाषा संगठन के साथियों से मुझे बस इतना कहना है कि इस व्याख्यान को सुनकर आप एम.एस. वर्ड की इन विशेषताओं को सुनकर और स्वयं अभ्यास करके अपने-अपने कार्यक्षेत्र में अवश्य सफल होंगे। 

एमएस वर्ड में टेबल ऑफ कंटेंट कैसे बनाएं

जब हम कोई अपने कार्यालय की वार्षिक रिपोर्ट या कोई ऐसा डॉक्यूमेंट तैयार करते हैं, जिसमें कई अध्याय या शीर्षक आदि होते हैं तो प्रत्येक अध्याय या शीर्षक पर आसानी से जाने के लिए एक विषय सूची या टेबल ऑफ कंटेंट तैयार करना होता है। एमएस वर्ड में हम इसे कैसे तैयार करें? आज की पोस्ट इसी विषय पर है। 

एमएस वर्ड के अन्य टिप्स एंड ट्रिक्स के लिए एमएस वर्ड पेज पर जाएं।

हम डॉक्यूमेंट की हैडिंग स्टाइल के आधार पर अपने डॉक्यूमेंट के लिए टेबल ऑफ कंटेंट तैयार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हैडिंग 1 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ टेबल ऑफ कंटेंट में मुख्य शीर्षक होगा, हैडिंग 2 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ उपशीर्षक-1 होगा, और इसी तरह हैडिंग 3 स्टाइल से फार्मेंट किया गया पैराग्राफ उपशीर्षक-2 होगा।

टेबल ऑफ कंटेंट कैसे जोड़े

टेबल ऑफ कंटेंट काफी स्थान ले सकता है। अतः टेबल ऑफ कंटेंट के लिए उचित होगा कि आप इसके लिए कवर पेज के बाद वाला एक खाली पृष्ठ में इसे जोड़े। खाली पेज पर कर्सर रखकर –

रिबन पर रिफरेंस टैब पर क्लिक करें।

टेबल ऑफ कंटेंट बटन पर क्लिक करें। एक अंतर्निर्मित स्टाइल की एक गैलरी दिखाई देती है। आप इनमें से किसी एक का चयन कर सकते हैं। आप चाहे तो Office.com पर क्लिक करके टेबल ऑफ कंटेंट ब्राउज़ कर सकते हैं, या कंटेंट स्टाइल की एक कस्टम टेबल बना सकते हैं।

टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज कैसे करें

यदि बिल्ट-इन टेम्प्लेट में आपका इच्छित टेबल ऑफ कंटेंट नहीं है, तो आप टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

कस्टम टेबल ऑफ कंटेंट पर क्लिक करें।

टेबल ऑफ कंटेंट को कस्टमाइज करने के लिए विकल्पों के साथ एक डायलॉग बॉक्स खुलता है।

इसमें आपको शो पेज नंबर, राइट अलाइन पेज नंबर, टैब लीडर, फार्मेट और शो लेवल के विकल्प दिखाई देते हैं। इनमें से आप अपनी इच्छानुसार कस्टमाइज कर सकते हैं।

कस्टमाइज करने के बाद ओके पर क्लिक कर दें।

टेबल ऑफ कंटेंट अपडेट कैसे करें

यदि डॉक्यूमेंट के कंटेंट बदलते हैं, तो आपको नई या परिवर्तित जानकारी शामिल करने के लिए टेबल ऑफ कंटेंट को अपडेट करना होगा।

इसके लिए आपको पहले अपडेट टेबल टैब पर क्लिक करना होगा। और फिर -

आपको चुनना होगा कि आप क्या अपडेट करना चाहते हैं:

केवल पेज नंबर अपडेट करें: 

यह विकल्प पेज नंबर अपडेट करेगा, लेकिन हेडिंग नहीं। इस विकल्प का उपयोग तब करें जब आप किसी सेक्शन में नया टेक्स्ट जोड़ते हैं, लेकिन कोई नया हैडिंग या मौजूदा हैडिंग को पुन: व्यवस्थित नहीं करते हैं।

संपूर्ण टेबल अपडेट करें: 

यह विकल्प हैडिंग और पेज नंबर दोनों को अपडेट करेगा। यदि आपने नए शीर्षक जोड़े हैं या मौजूदा शीर्षकों को पुन: क्रमित किया है तो इस विकल्प का उपयोग करें।

अंत में, ओके पर क्लिक करें

लीजिए, आपके डॉक्यूमेंट में टेबल ऑफ कंटेंट अपडेट हो गया।

आपको यह पोस्ट कैसी लगी, कमेन्ट्स के द्वारा जरूर बताइए। 

एमएस वर्ड की बेसिक जानकारी

आज हम एमएस वर्ड यानी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के बारे में बात करेंगे। एमएस वर्ड, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का एक बहुत ही महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है, जिसके बारे में Basics तो हम सभी को पता होने चाहिए। आज की पोस्ट में हम इसी एमएस वर्ड के बारे में चर्चा करेंगे।

आइए जाने एमएस वर्ड है क्या?

एमएस वर्ड यानी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का एक सॉफ्टवेयर है। इसको 'Word' भी कहा जाता है। इसका इस्तेमाल वर्ड प्रोसेसिंग करने यानी डॉक्यूमेंट बनाने, एडिट करने, खोलने, पढ़ने, फॉर्मेट करने, प्रिंट करने और शेयर करने के लिए किया जाता है।

एमएस वर्ड के अन्य टिप्स एंड ट्रिक्स के लिए एमएस वर्ड पेज पर जाएं।

एमएस वर्ड सॉफ्टवेयर माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया है। एमएस वर्ड सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है। माइक्रोसॉफ्ट के उत्पादों में सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला साफ्टवेयर एमएस वर्ड है।

एमएस वर्ड का सबसे पहला संस्करण 1988 में आया था तब इसका नाम MS work या microsoft work हुआ करता था। इसके बाद से एमएस वर्ड के काफी सारे versions आ चुके है।

एमएस वर्ड का उपयोग क्या है?

एमएस वर्ड एक सहज और आसान वर्ड प्रोसेसिंग software है यही कारण है कि यह दुनिया भर में लोकप्रिय होने के साथ काफी ज्यादा उपयोग में लाया जाता है। एमएस वर्ड का उपयोग निजी काम से लेकर प्रोफेशनल काम में भी होता आ रहा है।

पत्र लेखन, रिपोर्ट लेखन, ब्रोशर बनाने, बैनर बनाने, रिज्यूम बनाने, पोस्टर बनाने, न्यूजलेटर बनाने, मैगजीन बनाने, नोट्स बनाने, निमंत्रण कार्ड बनाने, सर्टिफिकेट बनाने, बिजनेस कार्ड बनाने आदि में किया जाता है।

आज कल ई-बुक का काफी ज्यादा चलन हो गया है, ई-बुक के लेखों को टाइप करने में भी एमएस वर्ड का इस्तेमाल किया जाता है।

एमएस वर्ड को ओपन कैसे करें

एमएस वर्ड को ओपन करने के कई तरीके हैं-

Start > programme > Microsoft office > Word

Type here to search > word > click icon

Windows key + R > winword

(यह Method विंडोज 7, 8 और 10 पर काम करेगी)।

एमएस वर्ड की नई फाइल

उपर्युक्त विधि से जब हम एमएस वर्ड ओपन करते हैं तो एक ब्लैंक डॉक्यूमेंट के अतिरिक्त कुछ टैम्प्लेट्स भी दिखाई देते हैः-

Blank

Business

  

Cards

Flyers

Letters

Education

Resume & Cover letters

Holiday

एमएस वर्ड के ब्लैंक डॉक्यूमेंट के अवयव

Quick Access Toolbar

यह Title bar का ही एक हिस्सा होता है। इसमें सबसे पहले एमएस वर्ड का आइकॉन रहता है और उसके बाद के आइकॉन को हम अपने अनुसार कस्टमाइज कर सकते है।

Title bar

एमएस वर्ड के इस सबसे ऊपर वाले भाग हमें हमारी फाइल का नाम दिखाई देता है साथ ही साथ इसमें चार अन्य बटन भी होते है- Ribbon Display Option, Minimize, Restore Down एवं Close.

Menu bar

Title bar के ठीक नीचे Menu bar होता है। इसमें बहुत सारे option एवं features दिए गए हैं।

Ribbon

यह menu bar का ही एक भाग होता है। Menu bar से सेलेक्ट किये हुए menu के अंदर के सारे आइटम्स इस पर ही दिखते हैं।

Text Area

एमएस वर्ड के इस भाग पर ही हम अपना document टाइप करते है।

Scroll bar

यह document को ऊपर-नीचे करने के लिए उपयोग में लाया जाता है।

File button

इस बटन में हमें नई फाइल खोलने, पुरानी फाइल खोलने, फाइल सेव करने, फाइल को विशेष लोकेशन या प्रकार में सेव करने, प्रिंट करने, एक्पोर्ट करने, बंद करने के विकल्प मिलते हैं। इसके अलावा एक बटन ऑप्शन का भी दिखता है। इस बारे में दूसरी पोस्ट में विस्तार से बताउंगा।

पोस्ट अच्छी लगे तो लाइक, कमेंट्स और शेयर कीजिए।

एक क्लिक पर अंकों को हिंदी, अंग्रेजी एवं गुजराती शब्दों में बदलें

02 अक्टूबर, 2021 को राष्ट्रपिता महात्मा गांधी एवं पूर्व प्रधानमंत्री लालबहादुर शास्त्री की जयंती के अवसर पर हिंदी और तकनीकी समूह के तत्वावधान में एक वर्चुअल संगोष्ठी आयोजित की गई। इसमें श्री ओ. पी. अग्रवाल, तकनीकविद् और उनकी टीम द्वारा बनाए गए एमएस वर्ड के मैक्रो और एमएस एक्सल के एड-इन का शानदार तरीके से लोकार्पण किया गया। इस अवसर पर देश-विदेश से अनेक तकनीकविद् और राजभाषा प्रेमी जुडे़।

इस मैक्रो और एड-इन को क्रमशः अपने एमएस वर्ड एवं एमएस एक्सल में बताई गई विधि से जोड़कर हम ग्यारह (11) अंकों तक की संख्या को बस एक क्लिक पर देवनागरी हिंदी, अंग्रेजी एवं गुजराती के शब्दों में बदल सकते हैं। नीचे दिए गए वीडियो को शुरू से अंत तक देखें और इसमें श्री ओ. पी. अग्रवाल जी द्वारा बताई गई विधि को अवश्य नोट करते जाएं। इस वीडियो के विवरण (Description) में मैक्रो और एड-इन का लिंक दे दिया गया है। उसे बताई गई विधि द्वारा अपने कंप्यूटर में डाउनलोड करके एमएस वर्ड में मैक्रो और एमएस एक्सल में एड-इन को जोड़ना है। एकबार आप इसे जोड़ लेते हैं तो मेरा दावा है कि आप इसका प्रयोग करके अपने कार्यालय या अपने समूह में स्मार्ट कंप्यूटर प्रयोक्ता के रूप में पहचान बना सकते हैं।

नम्र अनुरोध

मेरे इस यूट्यूब चैनल को अवश्य सबस्क्राइब कर लें। इस चैनल पर आपको समय-समय पर कंप्यूटर के अनेक टिप्स और ट्रिक्स मिलेंगे। सबस्क्राइब न करने की दशा में आप उसका लाभ लेने से चूक सकते हैं।

इस पोस्ट को अपने अन्य कंप्यूटर प्रयोक्ता मित्रों को जरूर शेयर करें।

Hyperlink को Bluelink में कैसे बदलें?

आज जब हम MS Word में कोई लेख या शोध तैयार करते हैं तो हमें संदर्भ देने के लिए विभिन्न हाइपरलिंक देने होते हैं। ये हाइपरलिंक आप किसी वेबसाइट का दे सकते हैं या उसी दस्तावेज के किसी पेज का या ईमेल पते का। 

जब आप अपने दस्तावेज़ में लिंक देते हैं, तो वह Bluelink में परिवर्तित हो जाना चाहिए, परन्तु कभी-कभार वह Bluelink में न होकर उस लिंक के एड्रेस {hyperlink.....} के रूप में प्रकट हो सकता है। इसेे आप नीचे दिए गए चित्र को देखकर आसानी से समझ सकते हैं।

"how to show bluelink instead of {hyperlink}"

{किसी दस्तावेज में लिंक देने पर Bluelink आना चाहिए}

{किसी दस्तावेज में लिंक देने पर Link Address आ जाता है।}

दस्तावेज में इस Link Address {hyperlink....} को Bluelink में बदलना काफी आसान है। इसे आप सिर्फ तीन स्टैप में बदल सकते हैं।

कैसे?

आइए! हम बताते हैं-

जब भी इस तरह की समस्या उत्पन्न हो, घबराने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप MS Word में अपना लेख या शोध टाइप कर रहे हैं और हाइपरलिंक देते हैं। तो सबसे पहले File Tab से Option पर क्लिक करें।

इसके पश्चात Advanced पर क्लिक करें।

Advanced पर क्लिक करने के बाद दायीं ओर खुली खिड़की में स्क्रॉल करते हुए नीचे Show document content के अंतर्गत दिए गए Show field codes instead of their values के सामने के बॉक्स को देखें। क्या उसमें चैक किया हुआ है? 

यदि बॉक्स चैक किया हुआ हो तो उसे अनचैक करने के बाद नीचे दिए गए OK बटन पर क्लिक कर दें।

जैसे ही आप OK करते हैं, आपकी समस्या का समाधान हो जाएगा।

यह पोस्ट आपको कैसी लगी अपने अन्य मित्रो को शेयर करे और अपनी टिप्पणी अवश्य दें।

एमएस वर्ड में दो या दो से अधिक Text Box को लिंक कैसे करें

एसएस वर्ड में यदि हम कोई न्यूज लेटर डिजाइन कर रहे हैं, तो हमें समाचार डालने के लिए Text Box का उपयोग करना होता है। अब बात आती है कि कोई समाचार बड़ा हो और किसी एक Text Box में वह समा नहीं पा रहा है तो उसे दूसरे Text Box में प्रवाहित (Flow) कराना पड़ता है। प्रवाहित (Flow) कराने से मेरा तात्पर्य है कि वह पूरा समाचार एक Text Box से दूसरे Text Box में चला जाए। 

एमएस वर्ड के अन्य टिप्स एंड ट्रिक्स के लिए एमएस वर्ड पेज पर जाएं।

यह कैसे होगा?

आइए! आज हम इसी पर चर्चा करते हैं।

इस चित्र को देखें, एमएस वर्ड में Insert > Text Box > Draw Text Box के माध्यम से  तीन Text Box बनाए गए हैं।

अब हम कोई समाचार लेकर Text Box-1 में पेस्ट करें।

आप देखेंगे कि वह समाचार Text Box-1 में पूरा नहीं समा पाया है। अब इस Text Box की सामग्री (Material) को Text Box-2 में प्रवाहित (Flow) कराना है और यदि पूरी सामग्री Text Box-2 में भी समाहित नहीं हो पाती है तो उसे Text Box-3 में प्रवाहित कराना होता है।

इसका लिंक कैसे बनाएं? 

आइए! देखते हैं।

जब Text Box-1 में कोई समाचार पेस्ट कर दिया है तो Text Box-1 में अपना कर्सर रखकर मीनू बार में Format पर क्लिक करें। Format मीनू के Text Group में आपको Create Link पर क्लिक करना होगा। 

Format > Text Group >  Create Link

ऐसा करने से आपके माउस का पॉइंटर एक कप के आकार में परिवर्तित हो जाता है। यानी Text Box-1 की शेष सामग्री इस कप में भर गई है। 

अब आप इस कप को Text Box-2 में उड़ेल दें। आप पाएंगे कि Text Box-1 की आगे की सामग्री Text Box-2 में आ गई है।

इसी तरह यदि पूरी सामग्री Text Box-2 में भी नहीं समा पाई है तो इसे इसी प्रक्रिया यानी Text Box-2 में कर्सर रखकर Create Link के माध्यम से शेष सामग्री Text Box-3 में डालनी होती है।

इस प्रकार आप पाएंगे कि तीनों Text Box आपस में जुड़ जाते हैं। समाचार एकल इकाई में दिखने लगेगा। समाचार को घटाने-बढ़ाने पर इन Text Box में घटता-बढ़ता रहता है। 

अब आप इन Text Box की आउटलाइन को हटा सकते हैं, जिससे आपके समाचार की सामग्री तीन कॉलम में बनी दिखाई देगी। आउटलाइन हटाने के लिए Format के Shape Style ग्रुप में Shape outline पर जाकर No Outline पर क्लिक कर देने से आउटलाइन हट जाएगी।

Format > Shape Style > Shape outline > No Outline

अब आपका पूरा समाचार तीन कॉलम में दिखाई दे रहा है, जबकि वास्तव में यह तीन Text Box में तैयार किया गया है।

इसका प्रयोग आप स्वयं करके देखिए और यदि अच्छा लगे तो अपने अन्य मित्रो को शेयर करे और अपनी टिप्पणी अवश्य दें।